4台のスマートスピーカーを連携！“音声通知”で漏れのない来客対応を実現
【導入の背景・課題】
■ 既存の受付管理システムを使いきれていなかった
■ 通知に気づかずお客様をお待たせしてしまうことも
■ 契約更新で価格が値上がり、利用状況を鑑みて切り替えを検討
【サービス選定のポイント】
■ “面白さ”を基準に様々なソリューションを検討
■ オフィスデザインとの相性も選定のポイントとして重視
■ 既存の受付管理システムと比較してコストにも注目
【導入後の効果について】
■ “音声通知”で漏れのない来客対応を実現。お客様をお待たせしなくなった
■ 4台のスマートスピーカーと連携し2階建ての社屋を隅々までカバー
■ 通知共有で部署間の連携が緊密化、来客対応の質の向上に効果
静岡県浜松市に拠点を持ち、2015年創業のスタートアップベンチャーとして、産業用ロボット向けのソフトウェア開発および提供事業を展開するリンクウィズ株式会社。
同社はコーポレートミッションとして「人の業を受け継ぐロボティクスで働き方を革新する」を掲げており、ソフトウェアによって熟練工の技術をロボットに引き継ぐことで、人々がより創造的な仕事にチャレンジできる環境の実現を目指しています。
今回は、リンクウィズ株式会社 DX開発課 課長 石井 航 様、同課 SaaS開発チーム 古山 明日香 様、管理部門 管理課 人事チーム 高下 様の3名に、WowDesk導入の背景から利活用方法までを伺いました。
※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として写真撮影のみマスクを外し、短時間で実施いたしました。
既存の受付管理システムを活用しきれていなかった
リンクウィズ株式会社 DX開発課 課長 石井 航 様
― ワウテック担当者
受付管理システムの導入を検討されるにあたって、どのような背景があったのでしょうか？
— リンクウィズ株式会社 石井 航 様（以下、「リンクウィズ 石井 様」）
WowDesk導入以前から、他社製品ですが受付管理システム自体は利用していました。それよりも前は、受付用のシステム自体を使用しておらず、当時はいまの社屋のように2階がなかったので、来客があれば目視で確認して対応を行っていました。
受付管理システムの導入背景については、業務効率化はもちろんですが、会社として受付から「先進性」をアピールしていきたいという狙いもありました。
弊社では、工場で使用する産業用ロボットの検査装置の開発や、ロボットを制御するためのソフトウェア開発などの事業を行っております。業種的にはソフトウェア開発業となり、主に自動車業界の製造業のお客様を中心に製品を販売させていただいております。
製造業のお客様はコンサバといいますか、志向性として安定したものを好む傾向があるので、弊社のようなスタートアップには「先進性」や「革新性」が求められています。実際、これらの要素を期待して弊社にお声がけいただく企業様も多くいらっしゃいます。
ですので、オフィスデザインに関しても、「この会社となら新しいことができそうだ」と感じていただけるようなものを目指していて、受付対応のシステム化もその取り組みのひとつでした。
― ワウテック担当者
WowDeskご導入前の受付管理について、何か課題に感じられていることや困ったことなどはありましたか？
— リンクウィズ株式会社 高下 様（以下、「リンクウィズ 高下 様」）
システムからの通知に気づけないことが課題でした。
当時利用していた受付管理システムは、WowDeskと同様にiPadを活用したもので、弊社で利用しているチャットツールから来客の通知を受け取る仕様になっていたのですが、担当者が離席中だったり集中して作業中だったりすると、チャットからの通知に気づけず、お客様が来訪したことに気づきにくかったんです。
通りすがりなどで誰かが気づいたときはいいのですが、担当部署の誰も通知や来訪に気づかず、ときにはお客様をお待たせしてしまうこともありました。
— リンクウィズ株式会社 古山 明日香 様（以下、「リンクウィズ 古山 様」）
加えてシステムの管理ができていなかったことも、運用上の課題としてありました。私がシステム担当者となった当時は、管理画面の編集方法やシステムの管理状況があいまいな状態でした。
入退職に伴うアカウント発行などの作業はできていましたが、きちんとした運用管理はできていなかったんです。
通知に気づけないという課題も、システムの運用次第で解消可能だったかもしれません。しかしそのような状況でしたので、機能的な部分の相性もあったとは思いますが、実際の運用や管理の現状を含めて、システム自体を使いきれていないというのが実情でした。
リプレイスのきっかけは契約更新時の価格上昇
リンクウィズ株式会社 DX開発課 SaaS開発チーム 古山 明日香 様
― ワウテック担当者
既存の受付管理システムを変えようと思われたきっかけは何かあったのでしょうか？
— リンクウィズ 石井 様
まず、システムを十分に使いきれていなかったので、別の方法を考えたほうがいいのではないかという流れがありました。
その上で本格的に見直し始めたきっかけとなったのは、サービスの契約更新です。契約更新のタイミングで、利用料金が倍ほどに上がってしまったんです。
上手く活用できていない状況で倍額の料金を支払うのは、予算的にも業務効率化の観点からも厳しいということになりました。しかし受付管理システムは必要だったので、代替手段となるサービスを具体的に探し始めました。
代替手段として様々なツールを検討、最終的にWowDeskに決定
― ワウテック担当者
サービスを検討する際、特に重視していたポイントなどはありますか？
— リンクウィズ 石井 様
選定にはさまざまな指標を設けていました。挙がった複数の候補に対して指標を基準にフィルターをかけて段階的に絞っていったのですが、その中で“面白さ”はひとつのポイントだったかもしれません。
代替手段として、受付管理システムはもちろん電話機を置くことなども検討したのですが、オフィスデザインのコンセプトを体現する意味でも、“先進性”や“ユニークさ”があることは選定時のポイントとしてあったかと思います。
またリプレイス検討のきっかけが既存システムの価格上昇だったので、コスト面も重視していました。
― ワウテック担当者
さまざまなソリューションがある中で、WowDeskに決められた理由をお聞かせください。
— リンクウィズ 石井 様
音声で通知を受け取ることができる点が魅力的でした。通知に気づけないことが課題としてあったので、音声で確実に通知を受け取れることはその課題に対して高い効果が期待できると考えました。
またコスト面もこれまでより抑えられるということだったので、価格上昇の課題もクリアとなり、導入を決めました。
4台のスマートスピーカーを連携、オープンな社屋の隅々までカバー
― ワウテック担当者
ありがとうございます。ご導入いただいて現在はどのように活用されていますか？
— リンクウィズ 高下 様
受付管理システムとして、来客対応に活用しています。お客様やお取引先様の受付にはもちろん、配達の方や採用面接で来られた方の受付対応にも活用しています。
また、音声通知はスマートスピーカーを介して受け取れるように設備を整えています。
弊社は社屋が2階建てのオープンな作りとなっているので、隅々まで音声が届くように4台のスマートスピーカーを配置しているんです。管理部門、営業部門、カスタマーサクセス部門の各エリアに配備していて、あとシステムの挙動の確認用に私の手元に1台を置いて管理しています。
チャットの通知は、WowDesk用に契約させていただいたビジネスチャット・WowTalk（ワウトーク）で受け取る運用にしています。
通知の共有により部署間の連携が密に。その結果、来客対応の質が向上
― ワウテック担当者
実際にご利用いただき、実感されている効果や便利に感じていることなどはありますか？
— リンクウィズ 高下 様
やはり“音声通知”で来客を知らせてもらえるのはとても便利です。リプレイスの背景でも申し上げた通り、それまでは通知に気づかないことが多く、お客様をお待たせしてしまう場面も少なからずありました。
WowDeskを導入し、スマートスピーカーで音声通知を受け取れるようになってからは、漏れなく通知に気づけるようになり、きちんと来客対応できるようになりました。
また、来客対応の“質の向上”といった面からも効果を感じています。来客通知はスマートスピーカーによる音声通知に加えて、チャット通知も部署間で共有しているので、別の部署の来客であっても何となく来客状況を把握できるんです。
スピーカーから音声も流れるので、もしも担当者が来客通知に気づいていないときは、通知履歴を見て呼びに行ったりなどの行動が取れるようになり、部署間でサポートし合えるようになりました。
社内の連携が緊密化されたことで、結果的にお客様をきちんとお迎えできるようになり、来客対応の質の向上を実感しています。
― ワウテック担当者
それはよかったです。システム運用の課題についてはいかがでしょうか？
— リンクウィズ 高下 様
運用がしっかりできるようになったので、解消されたと思います。以前はどういう風に運用しているのか誰もわからない、詳しいことは昔からいる一部の人しか知らない状況でした。WowDeskは導入からサポートしていただき、おかげさまで現在は問題なく運用できています。
― ワウテック担当者
今後、どのようにWowDeskを活用していきたいと考えていますか？
― リンクウィズ 石井様
我々がターゲットとしているロボットによる検査や制御の市場というのは、市場自体が未完成の状態で、これから作っていくという段階にあります。
しかしその中でも、徐々にではありますが、大きな企業様とお取引させていただく機会が増えております。今後は売上を伸ばしつつ、会社として運営基盤を整えていくことが社としての目標です。
その中でお客様をお迎えする機会も増えていくかと思いますので、スムーズな来客対応を実施していくためにWowDeskが活用できればと考えています。
＝＝
リンクウィズ株式会社 様のインタビュー記事は、以上となります。
インタビューにご対応いただいた、リンクウィズ株式会社 石井 様、古山 様、高下 様、ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。
リンクウィズ株式会社
代表取締役：吹野 豪
事業内容：産業用ロボット向け制御ソフトウェアソリューション（品質管理、トレーサビリティ、DX化）の開発・提供
住所：
〒435-0042 静岡県浜松市東区篠ケ瀬町1044-2
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。