「すべての人が自信を持って幸せに働ける世界をつくる」という企業ミッションを掲げ、創業以降、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」や名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS（キャムカードビジネス）」という “普段のビジネスシーンをより快適にする” サービスを提供してきたワウテック株式会社（東京都港区、代表取締役 瀬沼悠、以下「ワウテック」）。

当社は、クラウド型受付システム「WowDesk（ワウデスク）」の機能のアップデートを行い、予定のプライバシー設定機能を公開したことをお知らせいたします。 なお、本バージョンアップの実施は、本日18時頃の実施を予定しています。

 

◆作成した来訪予定のプライバシー設定が可能に

クラウド型受付システム「WowDesk」は、アポイント情報を利用者画面から新規予約作成することで、4桁の受付番号が発番されます。作成した予約内容は、WowDeskの利用者画面の予定リストに表示され、今後の来訪予定の確認が可能です。

次に来訪者は4桁の受付番号を端末へ入力することで、訪問先担当者へ来訪通知を届けることができます。そして、来訪対応を行うことで作成した予約情報は、予定リストから履歴へと情報が移行されます。これにより、来客対応を行った来訪者リストは履歴から確認することが可能です。

今回のアップデートでは、新規予約作成した予約内容の非公開設定の機能追加を行いました。非公開設定を設けることで、予約者の会社名・氏名・メールアドレス・コメントなど予定の詳細を他の従業員から閲覧できないようにすることがユーザー側で設定いただけるようになります。いままでは作成した来訪予約内容が全ユーザーが閲覧できる仕様となっていましたが、来訪予約の内容に応じて「公開」「非公開」のプライバシー設定が可能となります。

  1. 利用者画面から新規予約作成したリストの公開・非公開設定が可能。
  2. 非公開にした予定は、作成者のみ予定が閲覧ができます。
  3. 案内待画面には、公開・非公開全ての予定が表示されます。
  4. 履歴画面では、非公開設定したリストは作成者もしくは対応者のみ閲覧できます。

予定のプライバシー設定は、プランに関わらず全てのWowDeskユーザーでご利用が可能です。

 

◆プライバシー設定の使い方

以下のような予定などでプライバシー設定をご活用いただけます。

  • 採用面接
  • 公開前のプロジェクトMTGなど
  • 役員のアポイント

プライバシー設定を非公開とすることで、来訪者の氏名・社名・メールアドレス・メモなど予定の詳細を他の従業員に見えないように設定ができます。

 

◆利用者画面の履歴を表示・非表示設定を行えるようになります

WowDeskでは、来訪対応を行った情報は履歴へ反映されることで来訪者情報の確認を行うことができました。また履歴情報は、WowDesk全ユーザーが閲覧することが可能でしたが「非表示設定」を行うことで全ユーザーが見えないよう設定が可能となりました。シェアオフィスなどの共有施設の受付として利用する場合、他の入居企業や施設への来客履歴が確認できてしまうのは不都合であり、履歴の表示をオフにする設定を追加しました。

なお、管理画面では従来通り履歴の確認が可能なため、来訪者情報や訪問頻度の管理・運用は従来通りデジタル管理をおこなえます。履歴情報を確認できるのを管理者に制限したい企業や共有施設の運営者も、これまで以上にWowDeskの運用がしやすくなります。

 

◆その他アップデート項目

  • マルチテナント化
  • プロキシ環境向けの設定を追加
  • WowBotへの対応（WowTalk連携時のみ）
  • 番号なし受付－訪問部署選択時に、来客が選択可能な部門を制限する機能（WowTalk連携時のみ）

 

◆バージョンアップをおこなった背景

個人情報の漏洩やパーソナルデータの不適切な利用など、企業を取り巻く環境には常にリスクが存在しています。WowDeskをご利用いただく際には、各担当者様に来訪予約を作成していただく操作がございます。その際に、来訪者の会社名・お名前、メールアドレスなどの個人情報の項目を入力していただきます。

予約内容の閲覧制限や来訪者履歴の表示制限を行うことで、情報公開の制限が可能となりました。企業様ごとの様々なプライバシーポリシーに基づいた運用をしていただくため、今回のプライバシー設定機能および履歴の非表示設定を追加することとなりました。

 

◆会社情報

ワウテック株式会社

https://www.wowtech.co.jp

所在地： 東京都港区赤坂4-15-1 赤坂ガーデンシティ4F
代表者： 代表取締役 瀬沼 悠
資本金： 110百万円（資本準備金含む）

ワウテックは、クラウド型受付システム「WowDesk」、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」、名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」を中心に、法人向けITソリューションを自社開発・運営しています。

ビジネスにおけるコミュニケーションに新しい価値を提供し、安全で確実な改善をビジネスに携わる誰もが実感する、そのための手段、そして課題解決をシンプルかつ新しい驚きに満ちたやり方で実現します。

 

◆対象サービス

クラウド型受付システム「WowDesk（ワウデスク）」

https://www.wowdesk.jp/

クラウド型受付システム「WowDesk」は、タブレットで受付対応が可能なサービスです。

来客された方が受付に設置したタブレットで入館手続きを行うことで、（通知が届くように設定してある）担当者のスマートフォンやPCに直接来客があったことを知らせるメッセージが届きます。

従来であれば「内線電話」や「受付専任担当者」によって取次を行っていた業務をタブレット１つ設置するだけで無人化でき、まさにWowDeskがお客様と担当者を“ミス無く”“素早く”おつなぎできるサービスとなります。

当社が提供するWowTalkをすでに利用頂いている法人様であればスムーズに導入でき、WowTalkやビジネスチャットを利用していない法人様でも通知専用アプリを用意しておりますので導入可能です。

 

▼WowDeskに関するお問い合わせ

TEL： 03-5797-7393
E-mail： wowdesk.sales@wowtech.co.jp

製品のわかりやすい資料はこちら：https://www.wowdesk.jp/dl-form.html
30日間無料トライアル： https://www.wowdesk.jp/trial_form.html
製品に関するお問い合わせ： https://www.wowdesk.jp/contact.html